Lørdag 8. januar 2011 ble det i Badstuen holdt en samling med henblikk på å starte en prosess i Varegg for å styrke og utvikle klubben.
Hensikten var gjennom foredrag av eksterne krefter og gjennom gruppearbeid å gi innsikt i egnete verktøy og prosess for en slik klubbutvikling.
Målet var videre å få en oversikt over status i klubben/gruppene og om mulig finne frem til prioriterte tiltak på kort og lang sikt.
Det deltok ca 25 ledere og trenere, primært fra Alliansestyret og fotballgruppen. Fleridrett var også representert, men den gruppen har allerede startet en lignende prosess.
Jan Otto Solberg ga et innblikk i Fotballforbundets modell for klubbutvikling mens Geir Åge Mjelstad fra Arna-Bjørnar ga en interessant innføring i hvordan den klubben har drevet prosessen og hvilke resultater de er kommet til.
Foredragene sendes møtedeltagerne som hjelp i videre prosess.
Begge foredragsholderne var også inne på utfordringer og muligheter i forbindelse med ansettelse av daglig leder.
Statuskartleggingen i Varegg viste at klubben har en uklar ambisjon og målsetting, selv om de fleste av deltagerne mente at formålet er å drive breddeidrett med ambisjon om å gi et godt tilbud til de som ønsker det.
Både i alliansestyret og fotballgruppen er det et klart ønske om å tydeliggjøre og å nedfelle klubbens formål og ambisjon.
Alliansestyret mente selv at de mangler en definert visjon og målsetting,
Videre er det ingen årsplan eller handlingsplan. Arbeidet med Varegg-hallen ble dog trukket frem som et langsiktig mål.
Alliansestyret føler at de mangler klare instrukser for ansvarsområder (f.eks i form av arbeidsbeskrivelser). Her ble kassererfunksjonen nevnt som et tydelig problemområde.
Det er også noe uklarhet om hvilken rolle alliansestyret skal ha og hvordan de skal koordinere sin virksomhet med de øvrige grupper.
Fotballgruppen har en klarere oppfatning av klubbens formål og ambisjon, men den er ikke tydelig og nedtegnet og heller ikke grundig forankret.
Selv om de har en sportsplan føler de mangelen av visjon og målsetting, års- eller handlingsplaner og ikke minst en klargjøring av ansvars- og arbeidsområder.
Alliansestyret presiserer at de må få på plass en tydelig organisasjonsstruktur med klart opptrukne ansvars- og arbeidsområder. På kort basis vil de således:
Få på plass en felles valgkomite (førstkommende styremøte).
Starte arbeidet med klubbutvikling, herunder en snarlig skriftlig nedfelling av kassererfunksjonen og andre ansvarsområder. Samt formalisere handlingsplan.
Gjøre et skikkelig arbeid med forberedelsen til årsmøtet
På lang sikt vil de:
Utrede behovet for daglig leder, herunder arbeidsoppgaver og samarbeidsområder.
Utarbeide et fullstendig og forankret strategidokument
Arena- og anleggsbehov.
Fotballgruppen arbeidet på møtet i tre grupper og har derfor naturlig et noe mer sprikende syn
På kort sikt er det likevel et samstemt ønske om å :
Etablere felles valgkomite
Få på plass organisasjonsstruktur og ansvars- og arbeidsbeskrivelser for den daglige drift
Nettsiden
Starte klubbutvikling i gruppen.
På lang sikt:
Anlegg
Rekruttering
Utdanning/kompetanse i videste forstand
Teknisk opprustning av Badstuen (f.eks. audio-visuelt.)
Samlet sett ble det i plenum presisert betydningen av en skikkelig forankring av prosessen og betydningen av systematisk oppfølgning underveis.
Dette for at samlingen skal føre til konkrete resultater og ikke bli en engangs happening. Klubbutvikling er en kontinuerlig prosess med særlig ansvar for lederne.
Kanskje bør det overveies at hver gruppe utpeker en pådriver for prosessen uten at dette fratar noen av de øvrige ledere ansvar.
Det vil virke underlig om ikke klubbutvikling står på agendaen på hvert eneste styremøte fremover.
Bergen 9. januar 2011.
Reidar Pettersen Børge Alvheim
2011-01-16 22:46:28